A cégek sokszor rendeznek szakmai konferenciákat, ahol biztosítaniuk kell minden szükséges dolgot, köztük az irodai eszközöket is. A szervezésnél figyeljünk oda minden egyes apró részletre, nehogy hiány legyen valamiből, illetve hogy minden időben a rendelkezésünkre álljon. Ha már tudjuk, hogy hány meghívott fog részt venni a konferencián, nézzük át a részletes programot. Ebből már kikövetkeztethetjük, hogy milyen irodai eszközöket kell beszereznünk, vagy átszállítanunk az irodából, amit akár a vállalat egyik tagja is le tud bonyolítani az autóbérlés lehetőségével. Kiváló megoldás a mikrobusz bérlés áruszállításhoz, valamint néhány alkalmazottat is a helyszínre vihetünk vele. A kisebb irodai eszközök dobozokban is elférnek, így nem foglalnak el sok helyet. Gondoljunk itt az írószerekre, füzetekre, fénymásolópapírokra, laptopokra, bélyegzőpárnákra, tűzőgépekre, jegyzettömbökre, hibajavítókra, ollókra stb. A felsoroltakból valószínűleg mindenre szükség lesz egy konferencia alkalmával. A dobozokat okvetlenül címkézzük fel, hogy könnyebb legyen megtalálni, amire igény van.
Az új irodaszereket honnan szerezzük be?
Ha új irodai szereket akarunk a konferencián biztosítani, akkor mindenképp érdemes egy megbízható irodaszer webáruház oldaláról pár kattintással megrendelni az eszközöket, mert általában rendelkeznek házhozszállítással is, tehát felelősséget vállalnak az általunk rendelt termékekre, így biztosak lehetünk benne, hogy kellően figyelni fognak rájuk, hiszen nem érdekük, hogy az ügyfelek elégedetlenek legyenek. A másik pozitívuma, hogy egy előre meghatározott keret felett ingyenesen ki is hozzák, és pakolnunk, cipekednünk sem kell.
Az irodaszerek beszerzésén kívül az egyéb technikai eszközök meglétére is figyelnünk kell. Legyen biztosítva projektor, IT támogatás, esetleg telefon a konferencia hívásokhoz, elegendő mennyiségű szék, asztal, frissítő az előadóknak és a hallgatóságnak, de gyakori még a teljes Cateringre való igény is.
Legyen szó akár kisebb, vagy nagyobb konferenciáról, mindenképp célszerű felkérni egy tapasztalt rendezvényszervezőt, hogy segítségünkre legyen a konferencia megvalósításában.